График смен отвечает на два вопроса: кто работает в какой день и сколько часов каждый набирает за месяц. Ниже — порядок, в котором его удобно составлять для магазина, кафе, склада или пункта выдачи, и правила ТК РФ, которые нужно соблюсти.
Шаг 1. Посчитайте, сколько людей нужно каждый день
Начните не с сотрудников, а с точки. Запишите часы работы и роли: продавец, кассир, старший смены, кладовщик, бариста. Для каждой роли решите, сколько человек нужно в обычный день и в пиковые — пятницу, выходные, дни поставок.
Пример: магазин работает с 9:00 до 21:00 без выходных. В будни нужны два продавца и кассир, в субботу и воскресенье — три продавца и кассир. Это и есть «штат» точки, под который подбирается график.
Шаг 2. Выберите режим работы
Режим зависит от того, сколько часов в день работает точка и как часто людям удобно выходить:
| Режим | Как устроен | Кому подходит |
|---|---|---|
| 5/2 | Пять дней по 8 часов, выходные в субботу и воскресенье | Офисы, склады с работой в будни |
| 2/2 | Два дня по 12 часов, два выходных | Магазины, кафе, аптеки, ПВЗ |
| 3/3 | Три дня по 12 часов, три выходных | Склады, производство, медицина |
| Сутки через трое | 24 часа работы, трое суток отдыха | Охрана, диспетчеры, котельные |
| День — ночь — отсыпной — выходной | Дневная и ночная смены по 12 часов | Круглосуточные производства и склады |
Если точка работает 12 часов в день без выходных, проще всего 2/2: две бригады по очереди закрывают каждый день. Как будут выглядеть смены на год, можно проверить в калькуляторе графика смен.
Шаг 3. Узнайте норму часов месяца
Норма рабочего времени считается по производственному календарю: рабочие дни месяца × 8 часов минус час за каждый предпраздничный день. Например, в ноябре 2026 года 20 рабочих дней и один предпраздничный (3 ноября), норма — 159 часов. Для неполной ставки норма уменьшается пропорционально. Нормы по месяцам — на страницах 2026 и 2027 года.
При 12-часовых сменах уложиться в норму каждую неделю невозможно, поэтому вводят суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ): норма соблюдается в среднем за месяц, квартал или год.
Шаг 4. Соберите отпуска и ограничения заранее
- Отпуска — по графику отпусков: его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ).
- Известные больничные, учёба, донорские дни.
- Ограничения: несовершеннолетним нельзя ставить ночные и длинные смены (ст. 92, 94, 96), беременным — ночные и сверхурочные; женщин с детьми до трёх лет и инвалидов ставят в ночь только с письменного согласия.
- Пожелания сотрудников — не обязанность, но график, который учитывает учёбу и семью, реже срывается.
Шаг 5. Расставьте смены
Сначала закройте дни, где людей не хватает больше всего, затем распределите остальные смены. Правила, которые стоит держать в голове:
- каждый день закрыт по каждой роли;
- нельзя ставить две смены подряд — то есть вторую смену сразу после первой без отдыха (ст. 103);
- непрерывный отдых каждую неделю — не меньше 42 часов (ст. 110);
- в смене есть перерыв на отдых и питание от 30 минут до 2 часов, он не входит в рабочее время (ст. 108);
- длинные серии смен подряд утомляют — лучше не больше 3–4 рабочих дней подряд;
- выходные в субботу и воскресенье распределяются по очереди, а не достаются одним и тем же.
Стаплан расставит смены сам. Укажите штат точки и отпуска, нажмите «Рассчитать» — каждый день будет закрыт, а часы людей близки к норме. Бесплатно.
Составить график бесплатноШаг 6. Проверьте часы и переработки
Сложите часы каждого сотрудника и сравните с нормой учётного периода. Всё, что сверх нормы, — сверхурочная работа. С 1 сентября 2026 года её лимит — 4 часа в день и 120 часов в год, до 240 часов — только если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым соглашением (ст. 99). Оплачивается она в повышенном размере — подробнее в статье о сверхурочной работе.
Отдельно отметьте смены в нерабочие праздничные дни: часы в праздник оплачиваются минимум вдвойне, даже если смена стоит по графику (ст. 153). Об этом — в статье об оплате в праздники.
Шаг 7. Утвердите график и покажите его команде
При сменной работе график сменности доводят до сотрудников не позднее чем за месяц до начала его действия (ст. 103). Если в компании есть профсоюз, график утверждают с учётом его мнения. Сотрудников знакомят под подпись или в системе электронного документооборота. Подробно — в статье «График сменности».
Даже если формальности соблюдены, график должен быть под рукой: в телефоне, а не только на стене в подсобке. Так меньше путаницы и пропущенных смен.
Excel или сервис
Excel бесплатен и привычен, но всё считается вручную: норма месяца, часы каждого сотрудника, праздники, выплаты. Любая замена смены — это пересчёт и новая рассылка файла. Сервис для графиков берёт рутину на себя: считает нормы по производственному календарю, предупреждает о дырах в покрытии и переработках, показывает график каждому сотруднику в телефоне.
Стаплан бесплатен без ограничений по точкам и сотрудникам. Если нужен просто фиксированный цикл вроде 2/2 — хватит калькулятора графика смен, он выгружает календарь в Excel.
Частые ошибки
- Переработки копятся незаметно. Один-два часа сверху в каждой смене за квартал превращаются в десятки сверхурочных часов.
- Забыли про праздники и короткие месяцы. В январе норма 120 часов, а смен по 2/2 столько же, сколько в марте.
- График не показали вовремя. Сотрудник вправе узнать свои смены за месяц — иначе график нарушает ст. 103.
- Нет запаса на подмены. Когда каждый человек на счету, один больничный ломает весь месяц.
Источники: Трудовой кодекс РФ: ст. 92, 94, 96, 99, 103, 104, 108, 110, 123, 153 (ред. Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ).
Статья носит справочный характер. Условия вашего коллективного и трудового договора могут быть лучше для работника, чем минимум по закону.