График работы сотрудников в Excel: шаблон на месяц
Выберите месяц и схему — пятидневку, 2/2, 3/3, сутки через трое — и впишите сотрудников. Шаблон заполнится по производственному календарю, а смены, часы и число людей на смене в файле посчитают формулы.
Сотрудники в сменных схемах идут бригадами со сдвигом, чтобы каждый день кто-то работал. В файле смены, часы и строка «На смене» считаются формулами Excel.
Что внутри шаблона
- строка на сотрудника, столбец на каждый день месяца с днём недели; праздники помечены буквой П;
- буквы Р, Д, Н, С, О и В — рабочий день, дневная и ночная смена, сутки, отсыпной, выходной;
- формулы: смены и часы по каждому сотруднику и строка «На смене» — сколько людей работает в каждый день;
- норма часов месяца при 40-часовой неделе для сверки.
Шаблон — фиксированный цикл. Посмотреть любую схему на год вперёд можно в калькуляторе графика смен, а нормы по месяцам — на страницах 2026 и 2027 года.
Если сотрудников больше пяти
Таблица хороша, пока у всех одинаковый график. Когда появляются отпуска, разные ставки, роли и несколько точек, Excel превращается в ручной пересчёт: кто перерабатывает, где дыра в субботу, сколько кому платить.
Стаплан делает это сам: вы задаёте, сколько людей каких ролей нужно в день, а он расставляет смены так, чтобы каждый день был закрыт и часы были близки к норме. Бесплатно, без ограничений по сотрудникам.
График работы в Excel
Сделайте строку на каждого сотрудника и столбец на каждый день месяца. В клетки ставьте буквы: Р — рабочий день, Д и Н — дневная и ночная смена, В — выходной. Число смен посчитает формула =СЧЁТЕСЛИ(D7:AH7;"Р"), часы — смены, умноженные на длину смены. Готовый шаблон с такими формулами можно скачать выше.
Формулой =СЧЁТЕСЛИ по столбцу дня, например =СЧЁТЕСЛИ(D7:D20;"Р"). В шаблоне эта строка называется «На смене»: по ней видно дни, где людей не хватает.
Выделите таблицу и создайте правило условного форматирования «Текст содержит» → «В» с заливкой серым. Так же можно раскрасить Д и Н разными цветами.
Excel не знает норму часов, праздники и отпуска — всё сверяется вручную, а любая замена смены означает новую рассылку файла. Стаплан расставляет смены сам, сверяет часы с нормой по производственному календарю и показывает график каждому сотруднику в телефоне. Готовый график всё равно можно выгрузить в Excel.
Стаплан расставит смены по штату точки, учтёт отпуска и нормы и отправит график каждому сотруднику. Бесплатно.
Смены под контролем. А товар? Veloseller считает остатки и подсказывает, что докупить и что распродать. 35 дней бесплатно.